Introductie

Deze website toont de lezer een vergelijking tussen Sharepoint en het alternatief O3Spaces (www.o3spaces.org) op basis van verschillende rapporten van onafhankelijke organisaties. Tussen deze organisaties zijn de Nederlandse organisatie voor innovatie in ICT, SURFNET, de federale Duitse overheid in de persoon van de KBST en anderen. Deze rapporten en alle andere bronnen worden weergegeven in de bronnen sectie. De vergelijking is gebaseerd op het gebruik van beide systemen voor op document gerichte samenwerking. Een tabel met de belangrijkste punten staat in de sectie Vergelijking.

Vergelijking van de functies van O3Spaces Workplace en Sharepoint

Een van de belangrijkste doelen van O3Spaces is gebruiksgemak voor de eindgebruiker. Het vult de leegte in de driehoek e-mail server, office pakket en documentbeheer omgeving voor office omgevingen, onafhankeljk van de office, e-mail en calender oplossingen die reeds worden gebruikt. Ondersteuning van verschillende Office pakketten, OS en Browsers
O3Spaces levert een oplossing die compatibel is met een grote verscheidenheid aan Office pakketten (OpenOffice.org, StarOffice en Microsoft Office) en e-mail clients (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird en Zimbra ZCS 5.0). Daarbij legt O3Spaces de nadruk op platform onafhankelijkheid door het ondersteunen van MS Windows, Mac OS X en Linux. Hetzelfde geldt voor webbrowsers. O3Spaces Workplace werkt met Internet Explorer, Firefox en Safari. Sharepoint daarentegen volgt een ‘Microsoft focus’ strategie voor alle ondersteunde software. Ookal kan Sharepoint gebruikt worden in de browser,
toch is volledige functionaliteit alleen beschikbaar als de gebruiker gebruikmaakt van Microsoft producten voor alle betrokken programma’s (OS, Office pakketten en browser).

Integratie met uw Desktop

Een van de meest in het oogspringende voordelen die de O3Spaces samenwerkingsbundel heeft ten opzichte van haar Microsoft tegenhanger is de Workplace Assistant die ervoor zorgt dat u in verbinding blijft staan met uw Workspace en team leden op elk moment zonder dat u een browser hoeft te openen.

De Workplace Assistant bestaat uit twee componenten:
1. Een plugin in het Office pakket (na keuze) dat de functionaliteit van de Workspace linkt aan de functionaliteit van het Office pakket.
2. Een Java programma dat online workspaces benaderbaar maakt als een folder op uw computer.

De Office plug-ins maken samenwerking mogelijk aan documenten online, direct vanuit uw Office pakket, hetgeen voordelen biedt zoals: minder fouten in versie controle, makkelijke toegang vanaf uw desktop, publiceren van documenten naar uw Workplace en meer. Ookal mist Sharepoint de desktop integratie die O3Spaces aanbiedt, directe samenwerking vanaf een Windows computer gebruikmakend van MS Office software is mogelijk. Beide systemen bieden ook ‘Windows Explorer’ integratie, gebruikmakend van WebDAV.

Toepassing van de producten

O3Spaces is getest te samen met Sharepoint in een onderwijsomgeving.

Het opzetten van een omgeving

In O3Spaces Workplace kost het opzetten van een nieuwe projectomgeving maar een minuut, indien gewenst kan de interface en de functionaliteit aangepast worden aan de specifieke wensen met slechts een klein beetje meerwerk. Dit gemak in het opzetten van een project of team omgeving is het resultaat van voorgeconfigureerded omgeving sjablonen en bouwstenen. In Sharepoint is het opzetten van een omgeving ook relatief simpel omdat u daar ook kunt kiezen uit verschillende sjablonen. Een nadeel hierbij is de bulk aan informatie tijdens het opzetten wat ervoor zorgt dat het opzetten van een omgeving minder makkelijk is dan met O3Spaces Workplace.

Uitnodigen en beheren van leden

Om potentiele leden uit te nodigen in O3Spaces Workplace zijn een naam en e-mail alles wat nodig is. Uitgenodigde leden krijgen een e-mail met een link om hun account te activeren en hun taal en dergelijke te kiezen. Sharepoint werkt min of meer hetzelfde maar heeft wel een functie om uw wachtwoord te achterhalen, iets dat O3Spaces Workplace enkel als optie aanbiedt.

Presentatie van documenten aan grote groepen

O3Spaces Workplace heeft een andere aanpak om informatie te presenteren aan publiek dat geen deel uitmaakt van de Workplace omgeving. Documenten die opgeslagen zijn in de Workplace repository kunnen benaderd worden vanaf portals en internetpagina’s doormiddel van makkelijk bruikbare ‘bestandslinks’. O3Spaces opent haar Workplace interface niet als een ‘publieke site’. In sommige situaties levert dit met Sharepoint wat voordeel op omdat het in Sharepoint meteen mogelijk is om publieke subpagina’s te maken in verschillende vormen (document bibliotheken, wikipagina’s). Deze pagina’s zijn allemaal benaderbaar doormiddel van een URL. Dit maakt het mogelijk geschikt voor een breed, open publiek, maar met duidelijke beheer uitdagingen op de lange termijn.

Acceptatie van project documentatie in de omgeving

Het uploaden van een document, creeren van folder, verplaatsen van documenten en het verwijderen is allemaal erg eenvoudig en efficient in O3Spaces Workplace. Het uploaden van een document in Workplace kost bijvoorbeeld minimaal 1 klik (met drag & drop) en maximaal 3 klikken. Sharepoint werkt redelijk hetzelde al werkt het iets minder efficient. Om hier een voorbeeld van te geven: Het uploaden van een document kost tenminste 5 klikken.

Samenwerken aan documenten

Samenwerken aan documenten in O3Spaces Workplace is ook geschikt voor de gewone, minder geavanceerde gebruiker. Functies zoals ‘locking’, versiebeheer en het toevoegen van opmerkingen zijn allemaal eenvoudig in gebruik. Een nadeel kan zijn dat het versiebeheer geen ‘branching’ ondersteund. Sharepoint daarentegen levert dezelfde functionaliteit maar versiebeheer is alleen mogelijk voor Microsoft Office documenten. Daarnaast levert het meer geavanceerde opties zoals ‘workflows’ en ‘manage copies’ die mogelijk iets te ver gaan voor de meeste gebruikers. O3Spaces heeft al aangegeven dat zij ook ‘workflows’ zullen aan bieden in een van de komende versies van Workplace.

Hou de project Kalender up to date

Het toevoegen van items aan de Kalender van O3Spaces Workplace is redelijk eenvoudig met overzichten per dag, week, maand en jaar. Het is relatief compact met veel functionaliteit en de beheerder kan in detail bepalen welke velden getoond moeten worden om de informatie op de best mogelijke manier weer te geven. Sharepoint heeft ook een excellente Kalender, in twee vormen: een web gedeelte en een aparte pagina. De eerste vorm is minder aanpasbaar vergeleken met de individuele Kalender pagina die een overzichten geeft op dezelfde manier als de Kalender in de Workplace doet.

Beheer van een Workspace

Beheer van een Workspace in O3Spaces Workplace is recht toe recht aan. De opties hebben vooral betrekking op de rollen die worden toegeschreven aan de projectdeelnemers. De gemiddelde Space supervisor zal geen moeite hebben om het te gebruiken. Vergeleken hiermee zijn de tuning mogelijkheden van Sharepoint erg uitgebreid. Dit kan mogelijkheden bieden voor een gevorderde supervisor maar voor een gemiddelde gebruiker is het moeilijk om het volledig te snappen.

Archiveren van een space

O3Spaces Workplace biedt geen expliciete archiveer functie, niettemin is archiveren op verschillende manieren mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld door het op ‘Inactief’ zetten van een Workspace of zelfs een Unit. Het verwijderen van een omgeving en gerelateerde gebruikers is alleen mogelijk via de beheeromgeving (Studio).

Conclusie

Sharepoint heeft meer, minder bruikbare functies, kan op een breeder gebied worden ingezet maar met een ‘prijskaartje’ als het gaat om aankoop, in gebruik name, beheer en gebruik. Voor de eindgebruiker biedt O3Spaces Workplace een meer intuitive en meer efficiente samenwerkingsomgeving. Met Sharepoint zitten gebruikers vast aan Microsoft producten op alle niveaus, server en client, OS en Office pakket voor de komende jaren. O3Spaces hecht waarde aanopen standaarden, is programma en platform onafhankelijk. O3Spaces Workplace is een snel groeiende, hip en uitbreidbaar product zowel met een bewezen track record als groot potentieel.

Uitbreidbaarheid

Verder is O3Spaces uitbreidbaar met zogenaamde Solution Packs die de mogelijkheden met het product uitbreiden. Met de Enterprise Solution Packs kunnen een aantal specifieke toepassingen eenvoudig gerealiseerd worden. Alle Solution Packs werken naadloos samen en kunnen onafhankelijk van elkaar geactiveerd en geimplementeerd worden. Mogelijke solution packs zijn:

- Scannen & Digitaliseren: Met O3Spaces Scannen & Digitaliseren wordt tijdbesparende, scan- en digitiseringsfuncitonaliteit een integraal onderdeel van de Workplace. Documenten kunnen direct en automatisch vanaf de scanner (MFP) worden opgeslagen op de juiste plek, toegankelijk voor de juiste mensen.

- E-mail Archivering: Met O3Spaces E-mail Archivering integreert u een van uw primaire communicatie middelen in het hart van uw orgnisatie. O3Spaces E-mail Archivering stelt u in staat relevante binnekomende, uitgaande en interne e-mails te archiveren binnen een gerelateerde werkruimte of map, zodat u kunt voldoen aan de compliance eisein voor uw organisatie en haar projecten en processen.

- Rule-based Document Processing: Rule-based Document Processing voegt automatische documentconversie en workflow functionaliteit toe aan de O3Spaces Enterprise repository. Op basis van timers en rule-based transformaties kunnen compliance certificatie, contract management en review processen eenvoudig worden vormgegeven.

- Sjabloonbeheer & Documentgeneratie: O3Spaces Sjabloonbeheer en Documentgeneratie verrijkt de Workplace met office document-templating functionaliteit, geintegreerd in de office suite van uw keuze. Het stelt u in staat de creatie, modificatie en verspreiding van documentsjablonen en uw huisstijl centraal te beheren.

Lees verder op de volgende pagina.

Probeer O3Spaces Workplace

Een gratis community editie van O3Spaces Workplace is beschikbaar voor download op de O3Spaces community website. Bezoek http://community.o3spaces.com en download een voorgeconfigureerde deployment van O3Spaces Workplace. Beperkte registratie is vereist. Bezoek http://www.o3spaces.org voor meer informatie, screens, demos, functies & benodigdheden en prijzen.

 NUjij

 Facebook

 eKudos

 Google

 MSNreporter

 del.icio.us